Union Rempart : La numérisation d’un métier.

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Développement d’une plateforme SAAS de gestion 

Pourquoi ?
Orchestrer la programmation de chantiers et l’inscription de bénévoles aux sessions proposées par les différentes associations issues de l’Union.

Comment ?
Afin d’orchestrer la programmation de chantiers et l’inscription de bénévoles aux sessions proposées par les différentes associations issues de l’union, nous avons développé un back-office complexe en Symfony 3.4.

Cette plateforme SaaS propose une gestion de droits et de profils complexes et permet :

• Le paiement en ligne
• La gestion des réservations
• L’outil de programmation
• Le système de comptabilité et de gestion d’assurances
• L’outil de communication (messagerie interne, mailing & docuthèque)
• La gestion de la facturation et des produits
• L’interconnexion avec le CMS WordPress via une API REST

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Outil de programmation d’événements (sessions de chantier)

Le back-office développé par WINZANA permet, à l’union REMPART, la création, la modification et la suppression de sites, chantiers et sessions (SCRUD). Ces derniers sont géolocalisés, datés et représentés par différentes photos. Ils sont entièrement paramétrables. 

Depuis la session on peut par exemple configurer de nombreux éléments de manière spécifique comme le nombre de places disponibles, la possibilité de réserver des places à certains groupes ou profils, de déterminer les frais qui peuvent varier en fonction du groupe ou du profil également. 

L’application fournit un contrôle sur les dates pour éviter les chevauchements et les incohérences calendaire. 

Des web services permettent d’envoyer l’ensemble des informations saisies (contenu textuel, photos..) au site institutionnel Rempart.com (développé par l’agence Mill) et de les afficher selon la charte graphique imposée par le site vitrine.

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Système de réservation de places:

En fonction du groupe, l’Union Rempart va pouvoir réserver des places aux différentes associations ou partenaires qui n’ont plus qu’à se connecter sur leur espace pour voir les places qui leur sont réservées et inscrire leurs bénévoles. 

Reprise et consolidation d'un mur en pierre autour d'un édifice ancien

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Gestion des droits et des profils

Cette plateforme s’adresse à de nombreux interlocuteurs, des membres de l’union, des associations, des partenaires étrangers, structures sociales, bénévoles…Chacun de ces intervenants n’ont pas les mêmes droits d’accès mais ils disposent d’une interface personnalisée. 

L’union REMPART, en tant que super administrateur est en mesure de créer ou modifier ces types de profil, ce qui leur garantit une indépendance complète dans l’utilisation de leur outil.

Par ailleurs, la gestion de groupe permet à un gestionnaire nommé de gérer plusieurs utilisateurs, que ce soit au niveau de leurs profils ou de leurs inscriptions (renseignement des informations ou paiement de l’inscription).

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Pré-inscription et inscription en ligne

La plateforme permet l’inscription d’un ou de plusieurs bénévoles à des chantiers. Les bénévoles peuvent s’inscrire par eux-mêmes ou bien être enregistrés par des tierces personnes (structures sociales, association parents etc). 

Le processus de paiement, lorsque l’inscription est faite par une tierce personne, peut être pris en charge directement par le bénévole ou par l'inscrit. 

Par ailleurs, les bénévoles peuvent se pré-inscrire eux même depuis le site institutionnel ou tout un processus va s’enclencher de la validation ou refus jusqu’au paiement final de l’inscription. 

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Mise en place d’un système de e-commerce sur mesure

Le processus d’inscription est entièrement digitalisé, il se fait en plusieurs étapes, de la lettre de motivation aux téléchargements de documents jusqu’au paiement en ligne. 

Le back-office a été conceptualisé comme un e-commerce complexe, dans le but de pouvoir configurer chaque session et d’y associer des produits génériques et / ou spécifiques. (ex: frais d’inscriptions, frais de séjours, dons, assurances…)

Ces configurations simples et rapides permettent une inscription en ligne des plus optimales et personnalisées possibles.

Par exemple avec la possibilité de configurer le prix du produit (ex frais de séjour) en fonction de la session ou encore du groupe d’utilisateurs. La configuration peut se faire à tous les niveaux : soit de manière globale, soit de manière spécifique (au niveau de chaque session). 

Ainsi les frais d’inscription seront automatiquement calculés selon le profil du bénévole s’il appartient à un groupe spécifique par exemple ou encore s’il a déjà effectué des chantiers l’année précédente, il se verra appliquer un tarif spécifique. 

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Gestion des assurés / Comptabilité

Un système de comptabilité et de gestion d’assurances vient compléter les fonctionnalités présentes. 
Des espaces permettent de récupérer l’intégralité des informations sur les assurances sélectionnées par les utilisateurs via la plateforme mais aussi sur les paiements effectués online ou enregistrés via le back-office. Des tris permettent d’effectuer des exports spécifiques en fonction du besoin.

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Messagerie interne et outil de communication:

Un espace entièrement dédié à la communication avec les utilisateurs a été développé.
Cet espace permet d’éditer / modifier et envoyer des mails personnalisés par un système de tokens à un ensemble d’utilisateurs. L’union rempart à la main sur l’ensemble des mails transactionnels. 

Les associations peuvent également échanger des documents et communiquer avec un bénévole ou l’ensemble des bénévoles inscrits dans une session. 

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Docuthèque

Une docuthèque a été développée et permet de communiquer des documents à l’ensemble des associations. Une gestion des droits d’accès est également présente pour chaque dossier.